Aviso de Privacidad Integral

En cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales, SofNow, pone a disposición de las personas titulares el presente Aviso de Privacidad.

El presente Aviso de Privacidad tiene como finalidad informar acerca de los datos personales que pueden ser recabados y tratados por SofNow, las finalidades para las cuales serán utilizados, las medidas adoptadas para su protección y los mecanismos mediante los cuales las personas titulares podrán ejercer sus derechos.

1. Identidad del responsable

SofNow será responsable del tratamiento de los datos personales que recabe directamente con motivo de sus relaciones comerciales, contractuales, administrativas, técnicas o de prestación de servicios.

Para efectos del ejercicio de los derechos relacionados con la protección de datos personales, SofNow designará a la persona o área responsable de privacidad correspondiente.

2. Datos personales que podemos recabar

Dependiendo de la relación que mantenga la persona titular con SofNow, podrán recabarse, entre otros, los siguientes datos:

Datos de identificación

Nombre, apellidos, firma, empresa u organización a la que pertenece, puesto o cargo y demás datos necesarios para identificar a la persona titular.

Datos de contacto

Domicilio, correo electrónico, número telefónico y otros medios de contacto proporcionados voluntariamente.

Datos fiscales y de facturación

RFC, razón social o denominación, régimen fiscal, código postal fiscal, domicilio fiscal, datos necesarios para la emisión de comprobantes fiscales y demás información requerida por las disposiciones fiscales aplicables.

Datos comerciales y contractuales

Información relacionada con cotizaciones, contratos, licencias adquiridas, productos contratados, número de usuarios o empleados autorizados, módulos contratados, historial de atención, soporte técnico y demás información relacionada con la relación comercial.

Datos técnicos

Cuando resulte necesario para la activación, funcionamiento, seguridad o soporte de DailyWork u otros productos de SofNow, podrán tratarse datos técnicos relacionados con el dispositivo o equipo, versión del sistema, identificadores de instalación, identificadores técnicos del equipo y demás información necesaria para verificar la licencia, diagnosticar errores, prevenir usos no autorizados y proporcionar soporte técnico.

SofNow procurará que estos datos sean los estrictamente necesarios para las finalidades señaladas en el presente Aviso.

3. Datos tratados mediante DailyWork

DailyWork es una herramienta informática destinada a apoyar procesos administrativos y de gestión de personal de las organizaciones que lo utilizan.

Dependiendo de la configuración, módulos y funciones habilitadas por el cliente, DailyWork puede permitir el registro y tratamiento de información como:

• Datos de identificación de trabajadores o usuarios.
• Datos laborales y administrativos.
• Registros de entradas y salidas.
• Horarios y jornadas laborales.
• Retardos, faltas y horas extraordinarias.
• Permisos y vacaciones.
• Información relacionada con sucursales y centros de trabajo.
• Documentos, contratos y expedientes laborales.
• Fotografías.
• Registros generados por dispositivos de control de asistencia.
• Códigos QR utilizados para mecanismos de asistencia.
• Información utilizada para mecanismos de reconocimiento facial, cuando dicha función sea habilitada.
• Otra información incorporada por el cliente en los módulos de DailyWork.

La naturaleza específica de los datos tratados dependerá de las funciones que el cliente decida utilizar.

4. Responsabilidad sobre los datos incorporados por los clientes en DailyWork

Cuando una empresa, patrón, organización o cliente utilice DailyWork para recabar, registrar, almacenar, consultar o administrar datos personales de sus trabajadores, colaboradores, candidatos, clientes u otras personas, dicha organización será responsable de determinar las finalidades y medios del tratamiento de esos datos conforme a la legislación aplicable.

El cliente será responsable de contar con las bases legales, avisos de privacidad y, cuando resulte exigible, los consentimientos necesarios para realizar dicho tratamiento.

SofNow podrá actuar como persona encargada del tratamiento cuando trate datos personales por cuenta y bajo las instrucciones del cliente, por ejemplo, cuando resulte necesario para prestar servicios de soporte, mantenimiento, recuperación de información, alojamiento, respaldo u otros servicios contratados.

SofNow no utilizará los datos personales tratados por cuenta del cliente para finalidades propias incompatibles con las instrucciones recibidas, salvo obligación legal o autorización que resulte jurídicamente procedente.

5. Datos personales sensibles y reconocimiento facial

Determinadas funciones de DailyWork pueden involucrar información que, por su naturaleza o por el contexto de su utilización, requiera medidas reforzadas de protección.

En particular, cuando el cliente habilite mecanismos de reconocimiento facial, podrán tratarse fotografías, imágenes faciales, características o representaciones derivadas de éstas necesarias para realizar procesos de identificación o autenticación.

Cuando dichos datos tengan el carácter de datos personales sensibles conforme a la legislación aplicable, el responsable deberá adoptar las medidas correspondientes y obtener, cuando resulte exigible, el consentimiento expreso y por escrito de la persona titular.

SofNow recomienda a los clientes utilizar estas funciones únicamente cuando sean necesarias para sus procesos y adoptar medidas adecuadas para informar a las personas titulares acerca de su utilización.

6. Finalidades primarias del tratamiento

Los datos personales recabados directamente por SofNow podrán utilizarse para las siguientes finalidades necesarias:

1. Identificar y contactar a clientes, prospectos, proveedores y usuarios.
2. Elaborar y proporcionar cotizaciones.
3. Formalizar y administrar relaciones comerciales y contractuales.
4. Proporcionar, instalar, activar y mantener las licencias de DailyWork y otros productos de SofNow.
5. Validar licencias y equipos autorizados.
6. Proporcionar soporte técnico y atención al cliente.
7. Diagnosticar y solucionar errores técnicos.
8. Proporcionar actualizaciones, mantenimiento y mejoras relacionadas con los productos contratados.
9. Administrar servicios de respaldo contratados por el cliente.
10. Recuperar información cuando el cliente solicite servicios relacionados con respaldos.
11. Atender solicitudes, aclaraciones y reclamaciones.
12. Emitir comprobantes fiscales y cumplir obligaciones fiscales, contables y administrativas.
13. Mantener registros relacionados con la relación contractual.
14. Proteger los sistemas, infraestructura, licencias y servicios de SofNow frente a accesos o usos no autorizados.
15. Cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.

7. Finalidades secundarias

Cuando resulte aplicable y siempre que exista una base jurídica que lo permita, SofNow podrá utilizar datos de contacto para:

• Enviar información sobre nuevos productos o servicios.
• Informar sobre promociones.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Comunicar novedades comerciales relacionadas con SofNow o DailyWork.

Estas finalidades no son necesarias para la prestación principal de los servicios.

La persona titular podrá solicitar en cualquier momento que sus datos no sean utilizados para estas finalidades mediante el correo privacidad@sofnow.com.

La negativa respecto de estas finalidades secundarias no afectará la prestación de los servicios contratados.

8. Respaldos y almacenamiento de información

Cuando el cliente contrate o habilite funciones de respaldo proporcionadas por SofNow, determinada información de DailyWork podrá ser transmitida y almacenada en infraestructura tecnológica utilizada para proporcionar dicho servicio.

SofNow aplicará medidas razonables de seguridad administrativas, técnicas y físicas destinadas a proteger la información contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso, uso o tratamiento no autorizado.

Cuando corresponda, los respaldos podrán ser protegidos mediante mecanismos de cifrado.

El cliente continuará siendo responsable de mantener las políticas de respaldo que resulten adecuadas para su organización.

9. Seguridad de la información

SofNow implementará y mantendrá medidas administrativas, técnicas y físicas razonables de acuerdo con la naturaleza de la información tratada.

• Pérdida.
• Daño.
• Alteración.
• Destrucción.
• Acceso no autorizado.
• Uso no autorizado.
• Divulgación no autorizada.
• Tratamiento no autorizado.

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales por cuenta de SofNow estarán sujetas a obligaciones de confidencialidad.

Ningún sistema de almacenamiento o transmisión de información puede considerarse absolutamente invulnerable.

10. Vulneraciones de seguridad

En caso de que ocurra una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares y SofNow tenga el carácter de responsable de los datos afectados, se realizarán las comunicaciones correspondientes conforme a la legislación aplicable.

Cuando SofNow actúe como persona encargada del tratamiento por cuenta de un cliente, informará al cliente responsable acerca de los incidentes relevantes de seguridad de los que tenga conocimiento.

11. Transferencias de datos personales

SofNow no venderá, comercializará ni transferirá datos personales a terceros para finalidades distintas de las señaladas en el presente Aviso sin el consentimiento correspondiente, salvo los supuestos permitidos por la legislación aplicable.

Los datos podrán ser comunicados o transferidos:

1. Para cumplir disposiciones legales.
2. Para atender requerimientos debidamente fundados y motivados de autoridades competentes.
3. Para cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica.
4. En los demás supuestos permitidos por la legislación.

Cuando SofNow utilice proveedores tecnológicos que traten información por cuenta de SofNow, se procurará que estén sujetos a las obligaciones de protección y confidencialidad correspondientes.

12. Conservación y eliminación de datos

Los datos personales serán conservados únicamente durante el periodo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y durante los plazos adicionales necesarios para cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales o atender posibles responsabilidades.

Una vez concluidos los periodos correspondientes, los datos serán suprimidos previo periodo de bloqueo cuando resulte aplicable.

13. Derechos ARCO

La persona titular podrá ejercer en cualquier momento los derechos de:

Para ejercer cualquiera de estos derechos deberá enviarse una solicitud a:

privacidad@sofnow.com

La solicitud deberá incluir:

1. Nombre de la persona titular.
2. Medio para recibir notificaciones.
3. Documentación que permita acreditar su identidad y, en su caso, representación legal.
4. Descripción clara de los datos relacionados con la solicitud.
5. El derecho que desea ejercer.
6. Información adicional que facilite la localización de los datos.

SofNow atenderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable.

14. Revocación del consentimiento

Cuando el tratamiento esté basado en el consentimiento, la persona titular podrá revocarlo mediante solicitud enviada a:

privacidad@sofnow.com

La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá estar sujeta a las limitaciones establecidas por la legislación aplicable.

15. Limitación del uso o divulgación

La persona titular podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales mediante:

privacidad@sofnow.com

En particular, podrá solicitar su exclusión de comunicaciones promocionales o publicitarias de SofNow.

16. Cambios al Aviso de Privacidad

SofNow podrá modificar o actualizar el presente Aviso de Privacidad cuando existan cambios legales, regulatorios, operativos, tecnológicos, comerciales o relacionados con los servicios ofrecidos.

Las modificaciones estarán disponibles en:

https://sofnow.com/privacidad.html

17. Consentimiento

Cuando la legislación permita el consentimiento tácito, se entenderá otorgado cuando, habiéndose puesto a disposición de la persona titular el presente Aviso de Privacidad, ésta no manifieste su oposición.

Cuando la legislación exija consentimiento expreso o consentimiento expreso y por escrito, SofNow implementará los mecanismos correspondientes para obtenerlo.

18. Contacto

Para cualquier pregunta relacionada con este Aviso de Privacidad, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de derechos en materia de protección de datos personales, podrá comunicarse mediante:

Fecha de última actualización: 22 de septiembre de 2026.